Huishoudelijk reglement

Het Huishoudelijk Reglement werd laatstelijk gewijzigd op de Algemene Vergadering van 23 oktober 2018.

Vanwege de koppeling met een statutenwijziging is het nieuwe Huishoudelijke Reglement in werking getreden per 28 december 2018, de datum waarop de notariële acte van de statutenwijziging werd opgemaakt.

Voor de leesbaarheid is in de tekst de “hij” vorm gebruikt; waar “hij” of “zijn” staat kan uiteraard ook “zij”of “haar” worden gelezen.  

ALGEMENE BEPALINGEN

Artikel 1

1. Ieder lid wordt geacht de bepalingen van de Statuten, het huishoudelijk reglement, het baanreglement en het introductie reglement te kennen en verklaart door zijn toetreding tot de vereniging zich hieraan te onderwerpen.  
2. Bij overtreding van de reglementen genoemd in lid 1 is het bestuur bevoegd alle maatregelen te nemen, die het in het belang van de vereniging nodig acht.

Artikel 2

1. Alle leden kunnen via de website van de vereniging kennis nemen van de Statuten, het huishoudelijk reglement, het baanreglement en het introductie reglement.  
2. Leden ontvangen verenigingsberichten op het e-mail adres dat zij aan de vereniging hebben doorgegeven. Leden die niet over een e-mail adres beschikken kunnen de secretaris verzoeken verenigingsberichten naar het huisadres te sturen.

Artikel 3

1. Iedereen, die de baan betreedt, moet gekleed zijn in voor tennis geëigende kleding.  
2. De leden van het bestuur en de leden van de wedstrijd- en jeugdcommissie zijn gerechtigd om spelers, wier kleding niet aan de gestelde eisen voldoet, het deelnemen aan de wedstrijden en de toegang tot de banen te ontzeggen.

Artikel 4

1. Elk lid van de vereniging dat meent dat een lid van de vereniging zich gedraagt of heeft gedragen op een wijze welke strijdig is met het doel van de vereniging dan wel handelt of heeft gehandeld in strijd met de Statuten, het huishoudelijk reglement, het baanreglement of het introductiereglement of enig ander van kracht zijnd reglement of besluit van de vereniging kan schriftelijk via het secretariaat een klacht indienen bij het bestuur met omschrijving van de klacht. Anonieme klachten worden niet in behandeling genomen.  
2. De beklaagde zal door een afschrift persoonlijk van de klacht in kennis worden gesteld.  
3. De klacht wordt behandeld door het bestuur. Hoor en wederhoor van beklaagde en klager zullen deel uitmaken van de behandeling.   
4. Het resultaat van de behandeling van de klacht door het bestuur wordt aan de betrokkenen medegedeeld; hierop is beroep mogelijk bij de algemene ledenvergadering.

LEDEN EN LIDMAATSCHAP

Artikel 5

1. De leden hebben het recht gebruik te maken van de tennisbanen en hebben het recht deel te nemen aan en/of aanwezig te zijn bij bijeenkomsten, wedstrijden en andere evenementen van de vereniging, onverminderd het bepaalde in artikel 7 lid 2 van de Statuten omtrent de rechten van geschorste leden. Leden hebben evenwel niet het recht aanwezig te zijn bij bestuursvergaderingen  of vergaderingen van commissies.  
2. Leden die geruime tijd niet in staat zijn actief te spelen, kunnen een verzoek indienen om voor deze periode in aanmerking te komen voor een gereduceerd contributietarief. Zij hebben in deze periode dan niet het recht om gebruik te maken van de tennisbanen en worden in de administratie aangeduid als “Administratief lid”.        Een dergelijk verzoek dient schriftelijk of elektronisch te worden ingediend bij de penningmeester. Het bestuur beslist over deze verzoeken. De verzoeker wordt over het besluit ingelicht.

Artikel 6

        Vervallen

Artikel 7

• Een lid, dat door schuld, nalatigheid of door gebrek aan zorg, eigendommen van de vereniging beschadigt, verwaarloost, vernietigt, verloren doet gaan of de vereniging anderszins schade berokkent, is verplicht deze schade te vergoeden uiterlijk een maand nadat daarvan door het bestuur het bedrag is opgegeven.

Artikel 8

• Opzegging van het lidmaatschap van de vereniging ontslaat leden niet van de verplichting om hun schulden aan de vereniging te voldoen.

BESTUUR

Artikel 9

• De op statutaire wijze tot verenigingsbestuurder benoemde is verplicht, het bestuurslidmaatschap te aanvaarden. Hij kan echter te allen tijde als zodanig afreden. Hij is bevoegd tot het bijwonen van alle bestuursvergaderingen, tot het daarin voeren van het woord en het daarin uitbrengen van zijn stem; ieder bestuurslid heeft één stem.Het stemrecht mag niet door middel van een gemachtigde worden uitgeoefend. Ieder jaar treden twee bestuursleden af volgens een op te maken rooster, waarbij de volgorde zoveel mogelijk wordt bepaald naar die van toetreding als zodanig. Ook treden jaarlijks af de in artikel 9 lid 10 van de Statuten genoemde adviseurs. De aftredende functionarissen zijn terstond herkiesbaar. De verkiezingen van bestuursleden ter vervanging van de aftredende(n) geschieden in de eerste algemene vergadering, waarin daartoe de mogelijkheid bestaat. Het bestuurslid, gekozen ter vervulling van een tussentijds ontstane vacature, treedt af op het tijdstip waarop het lid dat hij vervangt, volgens het rooster had moeten aftreden.

Artikel 10

• In de eerste vergadering van het bestuur na de algemene vergadering, wordt een vicevoorzitter gekozen. Deze neemt bij ontstentenis van de voorzitter, diens werkzaamheden waar. Bij ontstentenis van de vicevoorzitter of van een ander bestuurslid, worden diens werkzaamheden waargenomen door een of meer door het bestuur uit zijn midden gekozen leden. Blijvende ontstentenis van één of meer bestuursleden is niet van invloed op de bevoegdheden van het bestuur. In geval van blijvende ontstentenis van alle bestuursleden fungeren de aanwezige, laatstelijk reglementair afgetreden bestuursleden als tijdelijk bestuur.

Artikel 11

1. De voornaamste verplichtingen van de navolgende bestuursleden worden omschreven als volgt:  
   • a. De voorzitter geeft leiding aan en houdt toezicht op het verenigingsleven. Hij draagt zorg voor het naleven van de Statuten, het huishoudelijk reglement en alle verdere regelingen en bepalingen. Hij is de officiële woordvoerder van de vereniging. Zo hij dit dienstig acht kan hij bepalen, dat alle uitgaande stukken, die zijn handtekening niet behoeven, toch door hem worden ondertekend. Hij leidt de bestuursvergaderingen. Hij leidt de algemene vergaderingen en stelt daarin de orde van de dag vast, met in achtneming van het recht van de algemene vergadering daarin wijziging te brengen. Hij heeft het recht de beraadslagingen te doen beëindigen indien hij meent dat de vergadering voldoende is ingelicht, doch is verplicht deze weer te hervatten, indien een/derde gedeelte van de ter vergadering aanwezige leden het verlangen daartoe kenbaar maakt.  
   • b. De secretaris voert de administratie van de vereniging voor zover deze niet aan anderen is opgedragen. Hij is verantwoordelijk voor het doen uitgaan van agenda’s en notulen van de bestuursvergaderingen en de algemene vergaderingen. Hij is belast met het notuleren van de algemene vergaderingen en bestuursvergaderingen voor zover deze taak niet is opgedragen aan een gemandateerde notulist. Hij draagt zorg voor verslaglegging over het afgelopen verenigingsjaar. Hij draagt, daarbij al of niet ondersteund door een ledenadministrateur, zorg voor het bijhouden van de ledenlijsten en het actueel houden van de ledengegevens die gebruikt worden bij het elektronisch afhangsysteem en het elektronische  toegangscontrole systeem. Hij verzorgt het archief.  
   • c. De penningmeester is verantwoordelijk voor het innen van de vorderingen, het doen van uitgaven en het voeren van de financiële administratie. Hij voert een doelmatig financieel beheer en ziet toe op een effectieve financiële administratie waaronder controle en beheer van een doelmatige debiteuren- en crediteurenadministratie. Hij draagt zorg voor de facturering en inning van de contributiegelden en competitiebijdragen. Hij draagt zorg voor de aanvraag van subsidies en verzoeken voor restitutie van betaalde kosten, zoals bijvoorbeeld OZB. Betalingen uit de verenigingskas worden door hem niet verricht dan tegen behoorlijke kwitantie. De gelden, die niet nodig zijn voor het bestrijden van de lopende uitgaven, worden door hem belegd. Hij draagt zorg voor het opstellen van een controleerbaar financieel jaarverslag (balans en staat van baten en lasten, inclusief toelichting) en legt dit ter goedkeuring voor aan het bestuur. In de algemene vergadering, als bedoeld in artikel 12 der Statuten, brengt hij verslag uit over zijn beheer. Hij stelt een jaarbegroting op en legt die ter goedkeuring voor aan het bestuur. De algemene vergadering stelt de Jaarbegroting vast; de penningmeester zorgt daartoe dat de door het bestuur goedgekeurde jaarbegroting tenminste 14 dagen voor de algemene vergadering voor de leden beschikbaar is. Hij verleent de kascommissie als bedoeld in artikel 11 lid 4 van de Statuten inzage van de boekhouding, de bescheiden en de bewijsstukken en verschaft de commissie alle door haar gewenste inlichtingen.

Artikel 12

• De leden van het bestuur hebben toegang tot alle vergaderingen van de commissies als bedoeld in artikel 10 lid 5 van de Statuten.

Artikel 13

• Een bestuurslid of een lid van de commissie als bedoeld in artikel 11 lid 4 van de Statuten dat zijn taak niet naar behoren vervult of blijk geeft niet voor de hem opgedragen taak bekwaam te zijn, kan door een algemene vergadering van zijn functie worden ontheven.

Artikel 14

• Het bedrag als bedoeld in artikel 10 lid 3 onder sub c van de Statuten wordt gesteld op € 10.000,--

COMMISSIES

Artikel 15

• Het bestuur kan commissies instellen die het bestuur bij de uitoefening van zijn taak bijstaan, zoals bijvoorbeeld:  
  • een wedstrijd commissie 
  • een jeugd commissie
  • een park commissie
  • een recreatie commissie
  • een kantine commissie.  
• Het bestuur stelt per commissie vast wie van de bestuursleden voor de betreffende commissie het aanspreekpunt is.

Artikel 16

• De door het bestuur ingestelde commissies blijven te allen tijde verantwoordelijk tegenover het bestuur. Bij of na de benoeming kunnen de bevoegdheden en verplichtingen van elke commissie worden geregeld of gewijzigd. De door het bestuur ingestelde commissies kunnen te allen tijde door het bestuur worden ontbonden. Ook kunnen één of meer leden daarvan als zodanig door het bestuur worden ontslagen en al dan niet door anderen worden vervangen.

Artikel 17

• De leden van iedere commissie maken onderling uit wie zij tot hun voorzitter kiezen. De voorzitter dient erop toe te zien dat alle commissieleden daadwerkelijk bij de werkzaamheden worden betrokken.

Artikel 18

• Vervallen

Artikel 19

• De wedstrijd commissie bestaat uit tenminste drie leden. De commissie heeft onder meer de volgende taken:  
  • a. het regelen en toezicht houden op het goede verloop van alle officieel vastgestelde senioren competities in samenwerking met de aanvoerders van de respectievelijke teams;  
  • b. het samenstellen van de teams die deelnemen aan de senioren competities, ter fiattering door het bestuur;  
  • c. het regelen van interne toernooien voor junioren en/of senioren en toezicht houden op het goede verloop ervan;  
  • d. er op toezien dat de vereniging voldoet aan de verplichtingen die de KNLTB stelt met betrekking tot verenigingscompetitieleiders.

Artikel 20

• De jeugd commissie bestaat uit ten minste drie leden. De commissie heeft onder meer de volgende taken:  
  • a. het organiseren activiteiten (zoals schooltennis) gericht op werving van junioren en het organiseren van al of niet tennisgerelateerde activiteiten voor junioren zodat ze plezier hebben op, maar ook om de baan;  
  • b. het regelen en toezicht houden op het goede verloop van alle officieel vastgestelde junioren competities;  
  • c. het in overleg met de trainers samenstellen van de teams die deelnemen aan de junioren competities, ter fiattering door het bestuur;  
  • d. het regelen van interne toernooien voor junioren en toezicht houden op het goede verloop ervan.

Artikel 21

• De park commissie bestaat uit ten minste twee leden. Zij draagt zorg voor het onderhoud van de banen en het onderhoud van de accommodatie voor zover dit onderhoud door de vereniging dient te gebeuren volgens de gebruiksovereenkomst met de gemeente Stein.  In zaken het onderhoud betreffende adviseert zij het bestuur.

Artikel 22

• De recreatie commissie bestaat uit ten minste drie leden. Zij draagt zorg voor tennisgerelateerde activiteiten waarbij het gezelligheidsaspect en sociale cohesie de belangrijkste factoren zijn. De doelgroep voor deze activiteiten kan per activiteit verschillen. 

Artikel 23

• De kantine commissie bestaat uit ten minste drie leden. Zij draagt zorg voor de exploitatie van de kantine. Tot de taken van de commissie behoren onder meer:  
  • a, het vaststellen van het assortiment en de verkoopprijzen in overleg met het bestuur;  
  • b. het inkopen van alle materialen, drank, etenswaren en dergelijke voor verkoop in de kantine;  
  • c. het plannen van de bardiensten en het regelen van de inschrijving voor de barbezetting waarbij de (bar)dienstplanner van KNLTB.Club wordt ingezet;  
  • d. Vervallen  
  • e. Vervallen  
  • f.  Vervallen  
  • g. Vervallen  
  • h. het beheren van de kantinefinanciën waaronder onder meer wordt verstaan
    • het regelen van het dagelijks benodigd wisselgeld;
    • het innen van de dagopbrengst van de kantine en het periodiek afstorten van ontvangen kasgeld op de bankrekening van de vereniging:
    • het verrichten van betalingen voor aankoop van materialen, consumptiegoederen en voor andere kantinegerelateerde kosten; betalingen dienen niet te worden verricht dan tegen behoorlijke kwitantie;  
  • i. het voeren van een effectieve financiële administratie van alle ontvangsten en uitgaven als mede controle en beheer van een doelmatige debiteuren- en crediteurenadministratie;  
  • j. het zorg dragen voor een financiële rapportage op bestuursvergaderingen;  
  • k. het zorgen voor instructies voor degenen die kantinediensten lopen;  
  • l. er op toezien dat voldaan wordt aan de wettelijke vereisten die aan verenigingen worden gesteld om de vergunning te verkrijgen om horecawerkzaamheden in een sportkantine te mogen uitoefenen;  
  • m. er op toezien dat de voorschriften genoemd in de vergunning volgens de Drank- en Horecawet worden nageleefd;  
  • n. er op toezien dat het bestuursreglement “alcohol in de sportkantines” wordt nageleefd;  
  • o. er op toezien dat voldaan wordt aan de eisen die gesteld worden aan hygiëne in de kantine en met name in de ruimtes, waar etenswaren worden bereid; de bepalingen van de warenwet dienen nauwgezet te worden nageleefd.

Artikel 24

• De commissie, als bedoeld in artikel 11, lid 4 van de Statuten (de kascommissie), bestaande uit twee leden, wordt bij haar benoeming telkens geldend voor één jaar, aangevuld met een plaatsvervangend lid, dat bij ontstentenis van een van de commissieleden diens plaats zal innemen. Dit plaatsvervangend lid zal in het volgende verenigingsjaar, bij voorkeur, door de algemene vergadering worden benoemd tot lid van de commissie in de plaats van dat lid van de commissie, dat het langst in de commissie zitting heeft gehad.

GELDMIDDELEN

Artikel 25

1. De contributies alsmede de bedragen voor afkoop van kantinediensten en de bijdragen voor deelname aan competities en trainingen dienen te worden voldaan binnen een redelijke termijn na ontvangst van de nota.        Bij niet tijdig betalen wordt een herinneringsnota gestuurd met een nieuwe, uiterste betaaltermijn.        Indien betaling ook dan uitblijft wordt een 1e aanmaning gestuurd met een nieuwe uiterste betaaltermijn, waarbij het verschuldigde bedrag wordt vermeerderd met € 7,50 administratiekosten.        Indien betaling ook dan nog uitblijft wordt een 2e aanmaning gestuurd, waarbij het verschuldigde bedrag nogmaals wordt vermeerderd met € 7,50 administratiekosten.        Indien betaling dan nog steeds uitblijft wordt de vordering uit handen te geven aan een incassobureau. De vordering wordt dan verhoogd met incassokosten en wettelijke rente vanaf de vervaldatum van de nota.  
2. Leden kunnen een verzoek indienen voor uitzonderingen op de geldende betalingsregeling. Een dergelijk verzoek dient schriftelijk of elektronisch te worden ingediend bij de penningmeester. Het bestuur beslist over deze verzoeken. De verzoeker wordt over het besluit ingelicht. 

VERGADERINGEN

Artikel 26

• Bestuursvergaderingen worden gehouden zo dikwijls als de voorzitter of tenminste drie bestuursleden dit wensen. Tot het bijeenroepen van een bestuursvergadering is de voorzitter bevoegd. Hij is daartoe verplicht op verzoek van tenminste drie bestuursleden. Indien aan dit verzoek binnen 14 dagen geen gevolg wordt gegeven of de bestuursvergadering niet binnen 21 dagen na indiening van het verzoek wordt gehouden, zijn de verzoekers zelf tot bijeenroeping bevoegd.

Artikel 27

• Een bestuursvergadering wordt bijeengeroepen door middel van een schriftelijke uitnodiging (per gewone post of via e-mail) aan ieder bestuurslid, tijdig vóór de datum van de vergadering onder vermelding van datum, plaats en aanvangsuur van de vergadering.

Artikel 28

1. De voorzitter heeft in deze vergaderingen de leiding en is bevoegd de spreektijd van alle leden bij ieder agendapunt te limiteren, alsmede de vergadering te schorsen of te verdagen.  
2. In bestuursvergaderingen kunnen slechts dan geldige besluiten worden genomen indien meer dan de helft van het aantal bestuursleden aanwezig is.

Artikel 29

1. Kandidaatstelling voor een bestuurslid geschiedt door het bestuur en/of door vijf seniorleden, ereleden of leden van verdiensten.        Kandidaatstelling door het bestuur geschiedt, nadat het bestuur zich heeft vergewist, dat de te stellen kandidaten een eventuele benoeming zullen aanvaarden.        Kandidaatstelling door de leden geschiedt door middel van inlevering bij de secretaris van een daartoe strekkende schriftelijke verklaring, vergezeld van een bereidverklaring van de gestelde kandidaat, uiterlijk 7 dagen voor de algemene vergadering.  
2. Kandidaatstelling voor een erelid, of lid van verdienste geschiedt door het bestuur en/of door vijf seniorleden, ereleden of leden van verdienste.        Kandidaatstelling door de leden geschiedt door middel van inlevering bij de secretaris van een daartoe strekkende schriftelijke verklaring, uiterlijk 7 dagen voor de algemene vergadering.  
3. De agenda van de algemene vergadering bevat - alle uit de Statuten of het Huishoudelijk Reglement voortvloeiende punten en - ieder voorstel dat tenminste veertien dagen voor de uiterste termijn van de oproeping voor de vergadering door tenminste vijf leden schriftelijk bij de secretaris is ingediend, alsmede - al hetgeen de tot bijeenroeping van de algemene vergadering bevoegden daarin wensen op te nemen.  
4. Alle op de agenda van een vergadering voorkomende punten worden in die vergadering aan de orde gesteld en behandeld. Bij ieder punt wordt tevens behandeld ieder mondeling door een lid tijdens de vergadering gedaan voorstel, dat rechtstreeks met het aan de orde zijnde agendapunt samenhangt, mits in geval van een algemene vergadering ondersteund door tenminste vier andere leden.

BESLUITVORMING

Artikel 30

1. Verlangt omtrent een aan de orde gesteld voorstel geen der stemgerechtigde leden stemming, dan wordt gerekend dat het voorstel is aangenomen. In het tegenovergestelde geval wordt tot stemming overgegaan. Indien meerdere personen voor een functie kandidaat gesteld zijn, wordt tot stemming overgegaan.  
2. Ter bepaling van het resultaat van een stemming blijven ongeldige stemmen en blanco stemmen buiten beschouwing. Een stem is ongeldig, indien op het stembriefje iets anders is aangegeven dan noodzakelijk is voor het uitbrengen van de stem.  
3. In geval van verkiezing wordt over iedere benoeming apart gestemd.

AANMELDING EN TOELATING

Artikel 31

1. Op het aanmeldingsformulier, als bedoeld in artikel 5 lid 1 van de Statuten, dient te worden vermeld:     naam, voornamen, roepnaam, geslacht, woonplaats, adres, postcode,     geboortedatum en -jaar, telefoonnummer(s), e-mailadres,        en indien tevens lid van een andere tennisvereniging of oud-lid van de KNLTB:     de naam van die tennisvereniging, het   bondsnummer en de speelsterkte in     enkel- en dubbelspel.        Het aanmeldingsformulier, vergezeld van een pasfoto van de aanvrager, dient te worden ingeleverd bij de secretaris of een gemandateerde ledenadministrateur.  
2. Door ondertekening van het aanmeldingsformulier verklaart de aanmelder zich bij toelating te onderwerpen aan de bepalingen genoemd in de Statuten, het huishoudelijk reglement, het baanreglement en het introductiereglement.  
3. De bij de aanmelding tot het lidmaatschap verstrekte persoonsgegevens worden door de vereniging opgenomen in het ledenbestand van de vereniging in verband met alle reguliere verenigingsactiviteiten.         De leden zijn verplicht alle veranderingen in persoonsgegevens ten spoedigste aan de secretaris op te geven.        De vereniging kan de adresgegevens binnen verenigingsverband openbaar maken in verband met alle reguliere verenigingsactiviteiten en tevens verstrekken aan de KNLTB in verband met de aanmelding als lid.   

GEBRUIK VAN DE TENNISBANEN EN DE ACCOMMODATIE

Artikel 32

1. Het bestuur stelt een baanreglement vast omtrent het gebruik van de tennisbanen en de accommodatie. Het vastgesteld baanreglement is beschikbaar via de website van de vereniging.  
2. Het bestuur heeft de bevoegdheid afwijkingen van de bepalingen in het baanreglement in bijzondere gevallen toe te staan.  
3. Leden die de regels van het baanreglement niet naleven, kunnen daarop door medeleden worden aangesproken. Indien dit niet leidt tot naleving door de "overtreder", kan deze door het bestuur worden aangesproken op zijn gedrag. Het bestuur is bevoegd in het uiterste geval passende maatregelen te nemen.

Artikel 33

1. Het betreden en gebruik van de accommodatie geschiedt op eigen risico; de vereniging is derhalve niet aansprakelijk voor persoonlijke schade en/of letsel in welke vorm dan ook van leden of bezoekers van de accommodatie.  
2. De vereniging aanvaart geen enkele aansprakelijkheid voor verlies, vermissing, beschadiging van welke aard dan ook, van eigendommen van leden of bezoekers van de tennisaccommodatie.

INTRODUCTIE

Artikel 34

1. Het bestuur stelt een introductiereglement vast om het introduceren van niet-leden te reguleren. Het vastgesteld introductiereglement is beschikbaar via de website van de vereniging.  
2. Het bestuur heeft de bevoegdheid afwijkingen van de bepalingen in het introductiereglement in bijzondere gevallen toe te staan.  
3. Leden die de regels van het introductiereglement niet naleven, kunnen daarop door medeleden worden aangesproken. Indien dit niet leidt tot naleving door de "overtreder", kan deze door het bestuur worden aangesproken op zijn gedrag. Het bestuur is bevoegd in het uiterste geval passende maatregelen te nemen.

Artikel 35

• Voor een door de introducé aangerichte schade, is het lid aansprakelijk dat de introducé heeft geïntroduceerd.

SLOTBEPALINGEN

Artikel 36

• In alle gevallen waarin de wet, de Statuten of het huishoudelijk reglement niet voorzien, beslist het bestuur.

Artikel 37

• Aldus vastgesteld door de algemene vergadering op 23 oktober 2018 te Elsloo.